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檔案是國家的重要資產，可做為歷史的借鏡、國家政策的指標、史料的保存研究，優質良好的檔案管理可讓檔案提供更有效的應用，有助於國家行政的進步。
本所81年起隨環境保護署組織建置之制度化及功能之健全並統籌專業管理，各業務處辦理專業證照核發及管理業務逐步移撥本所，反映訓練業務之公文量隨本所業務量及訓練量逐年成長，檔案量大增，檔案文件已突破32餘萬件，主要公文類別包括環保專業訓練、環保證照訓練、環保證照管理等檔案量占95﹪。
有關檔案在軟硬體設施、作業程序及管理品質等都應符合作業規範，亟需投入人力、物力來多元化改善，力求資源有效整合運用，跨組室合作、發揮各自專長，並成立檔案管理工作小組，檢討、執行各項工作。依評審類別及項目進行檔案管理基礎工程包括檔案管理計畫與培訓、檔案立案編目、清理與機密檔案管理、檔案保管與庫房設施、檔案應用及作業資訊化等改善軟硬體設施等管理工作進度。
另依據「機關檔案管理作業手冊」基準改正，逐步改善及建置各項檔案設施，在長官全力支持與全體同仁共同努力下，完成檔案水損復原演練、庫房消防安全演練、改善檔案室地板承載重檔案架減重事宜、檔案夾外加裝字典盒改善水損措施等，使整個檔案室煥然一新，呈現不同以往之風貌；且檔案盒依年度、單位、分類、保存年限(標籤顏色，永久保存及定期保存)區分不同顏色，再依檔案大小順序排列整齊美觀，標示清楚，讓人一目瞭然。
改善及建置各項檔案軟硬體設施，一路走來已3年多，深感於一群默默耕耘同仁的辛勞與無怨無悔的付出，所有的功勞都歸屬各級長官及全體同仁的。環訓所能榮獲第8屆檔案管理金檔獎就代表檔案管理已進入正軌，就好比是種子發芽的階段，要長高茁壯甚至開花結果，需要不斷地滋養它、照顧它、去蕪存菁。創新維艱守成不易，檔案管理是百年大計，在已建立之良好基礎上，「環保更專精
訓練再創新!」、「深耕環訓檔案
創新服務永續!」，如何使檔案管理作業更精進、服務更多內外部顧客，是環訓所未來必須持續努力的目標。
(總務組杜建宏) |
